Gestión documental profesional
Empresas comerciales de diversos sectores ya optimizan su gestión documental con nosotros. Estos son algunos de los resultados y opiniones que compartieron.
Trabajamos con documentación administrativa comercial: facturas, contratos, informes internos, nóminas, expedientes de clientes y cualquier papel que ocupe espacio en tu oficina. Clasificamos por categorías y aplicamos etiquetado físico y digital para que encuentres lo que necesites en segundos.
Depende del volumen y del estado de los documentos. Para un archivo de unos 10 archivadores, el proceso completo (clasificación, escaneo, indexación y respaldo) suele llevar entre 5 y 8 días hábiles. Te damos un cronograma detallado antes de empezar.
No. Nosotros llevamos nuestro equipo de escaneo y utilizamos plataformas de almacenamiento en la nube con cifrado. Tú solo necesitas una conexión a internet para acceder a tus documentos digitalizados. Si prefieres mantener los archivos en tu propio servidor, también podemos configurarlo.
Firmamos un acuerdo de confidencialidad antes de iniciar cualquier trabajo. Todo el proceso se realiza en tus instalaciones o en un entorno controlado, y los archivos digitales se protegen con cifrado AES-256. No compartimos información con terceros.
Te asesoramos sobre los plazos legales de conservación para cada tipo de documento. Los que ya pueden destruirse los trituramos de forma segura y certificamos su eliminación. Los que deben conservarse por normativa los digitalizamos y almacenamos con la metadata adecuada.
Sí. Podemos establecer un plan de revisión trimestral o semestral para actualizar el archivo, incorporar nueva documentación y depurar los papeles que ya no sean necesarios. Así tu oficina se mantiene ordenada sin que tengas que preocuparte.
Nuestro servicio está diseñado para documentación administrativa e informes internos de empresas comerciales. No incluye documentos contables originales con valor fiscal, títulos de propiedad ni expedientes judiciales, salvo acuerdo expreso por escrito.
Ismaila responde por la correcta organización, digitalización y custodia del material entregado. El cliente es responsable de la veracidad del contenido y de la autorización para tratar los datos incluidos en los documentos.
Una vez digitalizada y clasificada, la documentación física se devuelve al cliente en un plazo de 15 días hábiles. No almacenamos soportes físicos de forma permanente; el respaldo digital se mantiene durante 12 meses desde la entrega, salvo renovación del servicio.
Todos los archivos digitales se almacenan con cifrado AES-256 y acceso restringido mediante autenticación de dos factores. El personal de Ismaila firma un acuerdo de confidencialidad que cubre cualquier información contenida en los documentos tratados.
No se incluye la destrucción física de documentos, la asesoría legal sobre plazos de conservación obligatorios ni la migración de datos desde sistemas informáticos del cliente. Estos servicios pueden contratarse por separado mediante presupuesto específico.
Déjanos tus datos y te enviaremos un checklist personalizado para ordenar tu archivo administrativo en una semana. Sin compromiso.